Flex4NL

Management assistent/ PMO/ directiesecretaresse

Nieuw

Functie omschrijving

Voor een opdrachtgever in Den Haag zijn wij op zoek naar een management assistent/ PMO. Binnen deze functie ondersteun je de algemeen directeur, coördineert de bezetting van het secretariaat (inzet capaciteit en onderlinge vervanging van de secretaresses) en draagt zorg voor de inkoop van kantoorartikelen, facilitaire zaken en ICT-ondersteuning (kantoorautomatisering).

Werkzaamheden:
• Het beheren van ee complexe agenda;
• Het proactief beheren van de mailbox;
• Het onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
• Het Incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• Het archiveren van (digitale) documenten;
• Het regelen van vergaderruimtes;
• Het aanmelden en ontvangen van bezoekers;
• Zorg dragen voor beheer kantoorartikelen (inkoop via VNG-Bureau);
• Je bent het eerste aanspreekpunt binnen VNG Realisatie m.b.t. kantoorautomatisering en facilitaire zaken;
• Zorg dragen voor het onderhouden van contacten/vertegenwoordiging (belangenbehartiging en afstemming) van VNG Realisatie bij overleggen over kantoorautomatisering en facilitaire zaken;
• Zorg dragen voor de communicatie over ontwikkelingen rond kantoorautomatisering en facilitaire zaken naar de medewerkers van VNG Realisatie.

Coördinatie:
• Plant en verdeelt de werkzaamheden en verzorgt de afstemming;
• Bewaakt, borgt en toetst de voortgang van de werkzaamheden;
• Treedt op als vraagbaak en klankbord voor de medewerkers van het secretariaat;
• Verzorgt de vakinhoudelijke ondersteuning van medewerkers bij de uitvoering van de werkzaamheden;
• Is informant bij gesprekken in het kader van het functioneren.

Functie eisen

• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau (HBO opleiding afgerond en/of tenminste 3 jaar aantoonbare werkervaring op HBO-niveau;
• Je hebt meer dan 5 jaar ruime ervaring (dit moet duidelijk aantoonbaar zijn uit jouw CV) in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving (bijv. koepelorganisatie, middelgrote tot grote gemeente);
• Je hebt ervaring met het verdelen en afstemmen van de werkzaamheden op een secretariaat met ervaren en zelfstandig werkende secretaresses;
• Je hebt ruime ervaring met het beheer van de mailbox van managers;
• Je hebt ruime ervaring met agendabeheer;
• Je hebt ruime ervaring met het complete Microsoft-Officepakket;
• Je hebt ervaring met het coördineren van basale facilitaire zaken in een organisatie;
• Je hebt kennis van de inrichting van ICT/kantoorautomatisering in organisaties.

Verder beschik je over de volgende competenties:
• Samenwerkingsgericht
• Kwaliteitsgericht
• Resultaatgericht
• Klantgericht
• Planmatig
• Pro-actief
• Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
• Flexibel
• Zelfstandig
• Nauwkeurig

Het betreft een opdracht voor 36 per week. Startdatum: 2-7-2018 en einddatum: 1-7-2021.
Heb je interesse in bovenstaande functie, solliciteer dan snel of neem contact met ons op.


Locatie

Den Haag

Publish date

05.04.2018

Publish end date

13.04.2018

Contactpersoon

Myra Choi
M: (010) 3510 122

Bezoekers van deze pagina bekeken ook deze banen:
in Den Haag
in Soesterberg
Bekijk alle vacatures